Häufig hat die deutsche Industrie die Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem Aufbau eigener Exportorganisationen im In- und Ausland unterschätzt. Bei der Vielzahl von Exportmärkten, die dabei für einen Hersteller von Interesse sind, sind die Kosten für die Errichtung einer eigenen Exportorganisation nur für die umsatzstärksten Märkte rentabel. Dabei werden die Herausforderungen oftmals erst klar, wenn es nach einer erfolgreichen Leistungsschau auf einer Messe an die praktische Umsetzung des Auftrags geht.
Auch die Großindustrie, die in der Regel eigene stark besetzte und somit kostenintensive Exportabteilungen hat, kann und will in vielen Fällen nicht auf spezialisierte Handelshäuser verzichten. So nutzen die größten deutschen Industrieunternehmen den spezialisierten Exporthandel ergänzend zu ihrem Direktexport.
Ein entscheidender Faktor bei der Marktbearbeitung ist das Ziel des Exporthändlers, stets langfristige Geschäftsverbindungen zu entwickeln. Einmalgeschäfte spielen für ihn keine Rolle, da er damit das Vertrauen seiner Kunden aufs Spiel setzt. Sein Ziel ist es, seinem Kunden zielorientiert, mit ausführlicher Beratung seine maximale Unterstützung zukommen zu lassen, auch im Hinblick auf spätere Anschlussaufträge. Neben der kontinuierlichen Beobachtung der wirtschaftlichen Entwicklungen, Nachfragetrends und Konkurrenzsituation am lokalen Markt führen persönliche Kundenbesuche und -beratungen schließlich zur Auftragsbeschaffung. Ausstellungen, Bemusterungen und Werbeaktionen, die der Exporthändler zu diesem Zwecke durchführt, können nur deswegen erfolgreich sein, weil sie die Besonderheiten des lokalen Marktes berücksichtigen.
In diesem Zusammenhang ist mit Nachdruck auf die wachsende Zahl und Bedeutung der Gesetze hinzuweisen, die eine einschlägige Kenntnis und deren Berücksichtigung bei der Angebotsabgabe notwendig macht. Andererseits spielen aber auch die in Frage kommenden nationalen und internationalen Standards und Normen eine wachsende Rolle. Die Devisensituation, Einfuhrlizenzen und Ursprungsfragen sind dem Exporthändler bekannt, und er stellt sein Angebot hierauf ab. Neben diesen durch Vorschriften fixierten Regelungen ist der Exporthändler mit der Mentalität und den „ungeschriebenen Gesetzen“ des Landes und seiner Partner vertraut.
Exportgeschäfte, speziell solche mit langlebigen Investitionsgütern, sind angesichts der chronischen Devisenschwächen vieler Käuferländer nur realisierbar, wenn großzügige Zahlungsziele gewährt werden. Aber auch in den Fällen, in denen der Käufer eine Zielfinanzierung nicht nachfragt, werfen die Finanzierung der immer länger werdenden Produktions- und Montagezeiten sowie die Sicherstellung der Zahlungen schwerwiegende Probleme auf. Aber auch im Commodity-Bereich spielt beispielsweise im Agrochemikalienbereich die Finanzierung eine entscheidende Bedeutung, wenn man einen Erntezyklus von 360 Tagen finanzieren möchte.
Hier wird die Arbeitsteilung zwischen Hersteller und Exporteur besonders augenfällig. Der Hersteller übernimmt das technische Risiko und der Exporteur die speziellen finanziellen Exportrisiken, indem er den Hersteller in der für Inlandsgeschäfte üblichen Weise leistungsnah bezahlt. Gestützt auf die geschäftliche Basis, die ihm seine spezialisierten Produktsortimente geben, kann der Exporteur häufig auch noch die eine oder andere Ware „mitnehmen“, für die allein eine Absatzorganisation nicht tragbar wäre. Diese Sortimentsbildung macht den Exporthändler für den Abnehmer attraktiver und erlaubt ihm, die Kosten des Vertriebs auf die oft zahlreichen Lieferanten zu verteilen und damit die auf dem Produkt lastenden Auslandsvertriebskosten zum beiderseitigen Nutzen zu minimieren.
Die finanzielle Abwicklung von Exportgeschäften stellt hohe Anforderungen an das Finanz-Know-How des Exporteurs und seine Bonität. Die Aushandlung der Zahlungssicherheiten, die Stellung der erforderlichen Garantien (bid bonds, Anzahlungsgarantien, performance bonds) und die Begrenzung des Delcredere-Risikos durch Exportkreditversicherungen sind neben der reinen Zielfinanzierung wichtige Aufgaben des Exporteurs. Es ist seine Sache, wie er die vom Kunden verlangten Zahlungsziele realisiert. Die Kenntnisse aller Möglichkeiten der Exportfinanzierung und erstklassige Kontakte zur internationalen Bankenwelt helfen dem Exporteur, diese Aufgabe zu erfüllen.
Auch wenn der Exporteur nicht selbst einen Lieferantenkredit einräumt, sondern einen objektgebundenen Bankkredit (Käuferkredit) arrangiert, bleibt sein finanzielles Engagement beachtlich. Der Exporteur übernimmt erhebliche Haftungsrisiken, die sich u.a. auf den so genannten Selbstbehalt beim Delcredere-Risiko und die so genannte Exporteurgarantie, mit der die ordnungsgemäße Abwicklung des Auftrages gegenüber den kreditgebenden Banken versprochen wird, beziehen.
Bei Zusammenfassungen mehrerer Lieferungen zu einer kompletten Anlage und bei der Zulieferung von Teilen aus dritten Ländern bieten große Exporthäuser ihre Dienste als Federführer eines Lieferkonsortiums oder als general contractor an. Das Finanzarrangement gehört zu den Hauptaufgaben eines solchen Konsortialführers und erfordert besonders dann große Leistungen, wenn es um ein internationales Konsortium geht, bei dem die unterschiedlichen Systeme der Exportkreditversicherung und der Exportfinanzierung zu koordinieren und zu kombinieren sind.
Die dritte Funktion des Exporthändlers ist die Auftragsabwicklung und der Kundenservice nach der Lieferung. Die Auftragsabwicklung umfasst sowohl die kaufmännische als auch die technische Abwicklung inklusive Transport.
Durch seine Kenntnis der gesetzmäßigen Vorschriften für die Einfuhr im Bestimmungsland, der Devisenbestimmungen, Importlizenzsysteme, Vorschriften bezüglich der Ursprungsregelung und Ursprungsbescheinigungen, der Besonderheiten der Warenkontrollen und der produktbezogenen Schutzbestimmungen beschafft der Exporthändler in Zusammenarbeit mit dem Hersteller die entsprechenden Unterlagen, so dass sich hieraus keine Schwierigkeiten bei der Abfertigung der Produkte an den Grenzen ergeben. Die Kenntnis der möglichen oder auch vorgeschriebenen Normen und Standards gilt sowohl für die kaufmännische als auch für die technische Abwicklung.
Im Rahmen der technischen Abwicklung ist vor allem an die Sicherstellung einer termingerechten Transportdurchführung zu denken, die bei Großprojekten und der damit verbundenen Einbindung einer Vielzahl von Lieferanten eine exakte logistische Planung erfordert. Daran schließt sich die Montage der Produkte vor Ort, die Installation der Maschinen, der Probebetrieb etc. an.
Eine Reihe von Exporthandelshäusern sind auch erfolgreiche Consulting-Unternehmen. Sie planen, organisieren und führen Vorbereitungs- und Anschlussarbeiten aller Art im Anlagegeschäft durch und bieten hier Zusatzleistungen an, die oft für den Partner den Erfolg des Handelsgeschäftes wesentlich mitbestimmen.
Die Betreuung nach der Montage oder auch nach Ablauf der Garantiezeit ist häufig ebenso selbstverständlich wie die laufende Information des Fabrikanten, wobei die Niederlassungen und Servicewerkstätten der Exporthändler ebenso einbezogen werden wie deren Ersatzteillager.
Da insbesondere im Geschäft mit Entwicklungsländern die Einarbeitung von entsprechendem lokalem Personal notwendig ist, organisiert der Exporthändler in Zusammenarbeit mit den Lieferanten die entsprechende Ausbildung und Einarbeitung an den neuen Maschinen und Anlagen. In vielen Fällen wird darüber hinaus mittelfristig eine kleine Stammbelegschaft für Ausbildungs- und Führungsaufgaben zur Verfügung gestellt.
In der Einschaltung des Exporthandels in das technische Geschäft liegt seine große Anpassungsleistung. Die stärkere Hinwendung zum technischen Export war nur möglich in Verbindung mit einer Warenspezialisierung. Die zunehmende Konzentration auf einige Waren oder Warengruppen erwies sich bei fortschreitender Kompliziertheit der Produkte und wachsender Ansprüche der Abnehmer – Ansprüche auch an die Beratungsqualifikation des Exporthändlers – als notwendig. Je weiter die Spezialisierung getrieben wird, desto leichter fällt es dem Exporteur auch, auf seinen Spezialgebieten ein möglichst umfassendes Sortiment zu bilden. Diese Sortimentsbildung macht den Händler für die Abnehmer attraktiver und erlaubt ihm, die Kosten des Vertriebs auf die – oft zahlreichen – Lieferanten zu verteilen, von denen er sein Sortiment bezieht. Nach wie vor ist auch das Konsumgütergeschäft dort, wo es noch möglich ist, ein klassisches Feld des Exporthandels. Auch im Agrargüterexport, speziell im Export hochwertiger verarbeiteter Nahrungsmittel nach Übersee, ist der Exporthandel erfolgreich tätig.
Gerade in Übersee, wo der Direktexport der Industrie am schwersten fallen muss, bietet ihr der Exporthandel seine Dienste und seine Funktionen. Bei der Erfüllung dieser Funktionen stützen sich die erfolgreichen Exporthändler auf eine ständige Präsenz im Absatzmarkt, so klein er auch sein mag. Diese Präsenz wird durch ein überseeisches Niederlassungsnetz gewährleistet und ergänzt durch einheimische Firmen des Absatzlandes, die dort als Korrespondenz- oder Vertreterfirmen für den deutschen Exporthändler arbeiten und durch ständige systematische Reisen in die Märkte vom Stammhaus aus – eine Aufgabe, die in aller Regel auch dann erfüllt wird, wenn die oben genannten Stützpunkte draußen vorhanden sind.
Vor allem in Übersee bietet der Exporthandel heute ein weit gespanntes Netz eigener Niederlassungen. An manchen überseeischen Plätzen sind Exporteure die einzigen deutschen Firmen, die direkt vor Ort vertreten sind.
Der BDEx (Bundesverband des Deutschen Exporthandels e.V.) fungiert als führender Verband für deutsche Unternehmen im Außenhandel. Seine vorrangige Aufgabe besteht darin, die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder im Exporthandel zu schützen und zu fördern, indem er sich gezielt für deren Belange im internationalen Handel einsetzt.